Responsable du pôle accueil courrier (F/H) au service Relations aux usagers (SRU)

Description du poste

La Maison départementale des personnes handicapées (MDPH) de Seine-et-Marne, située à Savigny-le-Temple, offre aux personnes en situation de handicap et à leur famille, un accueil et un accompagnement personnalisés. Elle propose un accès unique aux droits et aux prestations, évalue les besoins, conseille et oriente les publics.

En qualité de responsable du pôle accueil courrier (PAC), vous encadrerez hiérarchiquement et techniquement deux pôles :

• une équipe d’instructeurs courrier au pôle courrier
• et des agents en charge de l’accueil des usagers (chargé d’accueil général, chargé d’accueil, conseillères en accompagnement) au pôle accueil.

Rattaché(e) au chef du SRU, vous serez membre du comité opérationnel de la MDPH (COMOP) en qualité de référent SRU et participez aux réunions de cadres.

A ce titre, vous serez en charge des missions suivantes :

• Organiser l’activité du PAC en lien avec au chef du SRU (planning de travail, répartition des tâches)
• Assurer la supervision de l’activité du PAC (régulation de l’activité, respect des standards et procédures, mise à jour des indicateurs…)
• Gérer et animer les réunions du suivi d’activité en lien avec le chef de service
• Etre la personne ressource auprès des équipes pour les questions techniques
• Mettre à jour le tableau d'indicateurs d'activité du SRU et en assurer le suivi et le reporting auprès du chef de service
• Rédiger et actualiser les procédures du SRU (avec appui des relais procédures)
• Etre le relais logistique auprès des équipes (veille sur le bon fonctionnement des outils, commande et distribution de fournitures, relais d'information...)
• Assurer la gestion des incidents usager et la mise en sécurité des agents
• Participer aux projets d'amélioration continue du service (pilotage, suivi des actions, reporting à N+1) et gérer la communication auprès des équipes selon les orientations du projet de direction
• Manager les équipes : fixation des objectifs à atteindre, évaluation des agents, validation des présences/absences/congés, gestion du tutorat des nouveaux arrivants, du carnet d'accueil, du parcours des nouveaux arrivants, de la formation continue des agents, le suivi et l’accompagnement des agents...
• Renforcer les partenariats : soutien technique des partenaires, gestion des sollicitations de 2e niveau des partenaires en lien avec les chargés d'accueil
• Organiser la gestion des CMI établissements
• Assurer le pilotage opérationnel du service publique départemental de l'autonomie (comité des usagers, portes ouvertes, implémentation …)

Vous serez également amené(e) à :

• Participer aux réunions avec la CAF 
• Participer aux groupes de travail internes et externes
• Organiser et participer à l'animation des réunions d'informations et d'harmonisation des pratiques
• Assurer la coordination des correspondants SI du service

Nos avantages et engagements

• Titres restaurant
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Télétravail possible après une période d'intégration
• Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance
• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS
• Offres de formations innovantes, Ecole des métiers
• Poste ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.

Profil recherché / compétences

• Vous savez encadrer une équipe dans un management opérationnel de proximité, organiser un service, prioriser les activités, suivre les objectifs et l’activité.
• Vous avez des aptitudes à accompagner techniquement les agents dans leurs missions et à conduire le changement des pratiques, animer une réunion, gérer les conflits, gérer l’accueil difficile d’usagers. 
• Vous maîtrisez la gestion émotionnelle et faites preuve d'une excellente communication écrite et orale et êtes capable d'évaluer la pertinence, la véracité des informations.
• Vous savez analyser des données, informations, documents et rendre compte et alerter votre hiérarchie.

De plus, vous avez :

• Une bonne connaissance de la loi du 11 février 2005, des dispositifs et des prestations liés au handicap
• La maîtrise des outils bureautiques (niveau intermédiaire pack office requis)
• La maîtrise des applications métiers (Solis, Multigest, Acronis et MG-Change)
• Formation BAC + 2/3 souhaité